Papierloos werken: 8 onzekerheden voor griffiers (en hoe ze te tackelen)
Door Peter Joosten en Barbara Duvivier
1. Kosten
Voor een enthousiaste raad zijn er genoeg manieren te vinden om papierloos werken mogelijk te maken. Denk aan een laptopvergoeding of aan financiering uit de fractiebudgetten. Daarnaast zijn er wellicht al een paar raadsleden die zelf een tablet gebruiken, privé of zakelijk. Gebruik de kennis en het enthousiasme van deze raadsleden om een kleine pilot op te zetten.
2. Weerstand in de raad
Overal waar wij komen zien we hetzelfde. Een kleine groep begint met een experiment en al gauw brengen zij het virus over op hun fractiegenoten en mederaadsleden. Een tip aan de griffiers: Bied goede ondersteuning voor de achterblijvers.
3. De publieke opinie
Veel (lokale) media focussen op het speeltje dat een iPad zou zijn. Door de (potentiële) besparing te berekenen en de functionaliteiten van de iPad voor het raadswerk duidelijk te beschrijven los je een boel op. Beeldvorming is belangrijk, dus probeer het publiek goed te informeren.
4. Weerstand uit de organisatie
Dit kan een probleem zijn. Voor sommige basiscondities, zoals draadloos internet in de raadzaal, heb je hulp van de ICT afdeling nodig. Wij raden u aan om het slim te spelen. In elke organisatie worden initiatieven opgestart omtrent Het Nieuwe Werken. Denk aan een servicedesk die ondersteuning biedt aan zowel ambtenaren als raadsleden.
5. Onvoldoende capaciteit
Eerlijk is eerlijk. Zeker in het begin kost papierloos werken de griffie meer tijd. Maar door goed gebruik te maken van kennis van andere gemeenten en deskundigen hoeft u het wiel niet nog een keer uit te vinden. Als dit u nog steeds afschrikt, denk dan aan de besparing onder de streep. Bij een overleg kunnen agenda's makkelijker worden afgestemd, je kan stukken sneller terugvinden en grote bijlagen hoeven niet meer geprint te worden.
6. Leveranciersafhankelijkheid
Wij zien dat de ontwikkelingen razendsnel gaan. Ook op het gebied van software. Zorg daarom dat u zich niet langdurig vastlegt. Op die manier behoudt u de flexibiliteit om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en bent u niet volledig afhankelijk van een leverancier. Stem uw traject goed af met uw inkoopadviseur en let op de service level agreements.
7. Veiligheid
De zwakste schakel in elk systeem is de menselijke factor. Bij het merendeel van de gepubliceerde raadsstukken is beveiliging geen issue. Immers, de stukken zijn openbaar. Het wordt een ander verhaal als je werkt met een intranet waar je vertrouwelijke of geheime stukken op plaatst. Aangezien elektronische bestanden makkelijker reproduceerbaar zijn dan papieren exemplaren, raden wij u aan hier terughoudend mee te zijn. Dit geldt natuurlijk niet voor aantekeningen op stukken of e-mail. Stel de laptops of iPads daarom zo in dat ze na een aantal pogingen alles wissen. Eng? Maak een regelmatige back-up, via applicaties (zoals Dropbox of e-mail) of met programma's (DiskAid of iTunes).
8. Archiveren
Documentmanagement is lastig maar essentieel, zowel voor de raadsleden als voor de griffier. Denk aan de eisen van de archiefwet en aan de vindbaarheid van raadsvoorstellen. We zien dat een van de eerste vragen na het invoeren van papierloos werken gaat over de zoekfunctie van het raadsinformatiesysteem. Help de raadsleden daarmee. Dat kan door ze te laten zien wat een handige mappenstructuur is, hoe je documenten kan labelen en wat geschikte applicaties zijn. Door te zorgen dat de raadsstukken met metadata worden geplaatst op de website, neemt de vindbaarheid van de stukken significant toe.
Peter Joosten is adviseur papierloos werken bij Necker van Naem. Momenteel is hij onder andere betrokken bij projecten bij de gemeente Almere en de provincie Flevoland. Barbara Duvivier is vanuit Necker van Naem gedetacheerd bij de griffie van de gemeente Nijmegen en is daar betrokken bij papierloos vergaderen in de gemeenteraad. Heeft u vragen? Mail naar peter@necker.nl.
